Em agosto/2009 tivemos a publicação de Portaria do Ministério do Trabalho e Emprego (Portaria nº 1510) que esclareceu e normatizou o uso do sistema de ponto eletrônico.
Em resumo esta Portaria definiu o que é ponto eletrônico, atrelando-o a sistema informatizado (equipamentos e programas) utilizados para anotações eletrônicas de entradas e saídas dos funcionários nas empresas.
A Portaria cita a necessidade da fidelidade do sistema nestas marcações, sendo proibida ações sistêmicas, ou não, que desvirtuem as anotações, tais como
- restrições de horário à marcação do ponto;
- marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
- exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
- existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Os equipamentos devem estar providos de capacidade de emissão de documentos fiscais, bem como devem ter a capacidade de geração de controles fiscais quanto as entradas e saídas de funcionários.
Se a empresa possuir o sistema eletrônico de ponto, é obrigatório o uso do registrador eletrônico (equipamento), sendo proibido outro tipo de controle.
O registrador eletrônico deve ter e obedecer requisitos básicos da legislação como por exemplo: relógio interno de tempo real; mostrador; mecanismo de impressão; meio de armazenamento de dados ou memória de trabalho, etc....
Também devem ser observados dados obrigatórios a constar na memória de trabalho, como: dados cadastrais do empregador e dados para a identificação do funcionário.
Na memória de registro de ponto do equipamento, deverão ficar gravados de forma permanente para acesso por auditor do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) , entre outros dados sobre o empregador, aqueles referentes a inclusão, exclusão de informações cadastrais; e dados sobre a marcação de ponto e ajuste de relógio.
Em resumo, esta Portaria normatizou além do uso, a segurança que o registrador deve prover a empregador e empregado, citando obrigações técnicas e funcionais que o equipamento deve ter.
Entre as formas de acompanhamento é citado o comprovante de registro de ponto do trabalhador, identificado como documento impresso pelo qual o empregado poderá acompanhar as suas marcações.
Exige esta Portaria que o fabricante do equipamento que possua este objetivo de controle, tenha cadastro junto ao MTE. Arquivos, softwares e dados da engenharia do equipamento deverão estar a disposição do MTE.
Os usuários do registrador , deverão solicitar do fabricante do equipamento, o documento chamado “ atestado técnico e termo de responsabilidade” ..
A empresa que utilizar o registrador deverá se cadastrar, via internet, no MTE.
A Portaria em questão, teve aplicação imediata a sua publicação, com exceção do uso obrigatório do registrador eletrônico de ponto (equipamento), que deverá vigorar (a obrigatoriedade) doze meses após a publicação da Portaria. A publicação ocorreu em 21/08/09.
Importante que as empresas usuárias deste sistema de controle acompanhem a atualização dos seus sistemas acionando as empresas fornecedoras dos mesmos.